Expenses aneb Jak spravujeme firemní náklady

Když jsem přišla do Ackee, došlo mi, že jsem předtím žila v účtenkovém středověku. Možná si to taky pamatujete, nebo stále používáte: Evidence přijatých faktur a účtenek v excelových tabulkách, nekonečné skenování, označování nákladů propiskou přímo na doklad… V jedné firmě jsem dokonce byla svědkem toho, že se účtenky lepily na bílý papír A4, skenovaly, ukládaly na sdílený disk, a potom se ještě fyzicky posílaly účetním. Žádný sofistikovanější přehled o nákladech na projekty, režii, marketing. Spousta tabulek, rozpočtů a zaplacené stovky hodin zbytečné administrativní práce.

Jak se zrodily Expenses 

Na práci v Ackee se mi líbí, že když nám nevyhovuje nějaké existující řešení, prostě si vymyslíme a naprogramujeme svoje vlastní. Nevěřili jsme drahým trezorům na správu hesel a řekli jsme si, že to zvládneme lépe a levněji. Tak vzniklo Passwd. I k nástrojům v oblasti správy účetních dokladů jsme měli mnohé výhrady. Ve Fakturoidu nám například v sekci Náklady chyběl Business Intelligence nástroj, který by data zpřehlednil a dokázal z nich dostat maximum informací. Scházelo nám také omezení práv přispěvatelů a další funkce, a tak přišly na svět Expenses. Jelikož Expenses denně používám, mám možnost ovlivňovat jejich další vývoj. Vlastně aplikaci nepřetržitě testuji a i díky mým návrhům se ladí stávající funkce a přidávají nové. Mám radost, když se můj nápad nasadí a zjednoduší práci i ostatním lidem. A jak vypadá správa našich firemních nákladů v praxi?

Expenses management v praxi

Přijaté doklady do Expenses nahrávám já nebo office managerka. Vyberu, nebo založím nového dodavatele, zadám detaily z dokladu a nahraju přílohu. Potom náklad označím štítkem, aby se zobrazil v příslušných statistikách. Každý doklad má svoji vlastní URL adresu. Každých 24 hodin se pak náklady automaticky exportují do účetního systému naší účetní společnosti.

Účetní jsou s naším bezpapírovým řešením velmi spokojeni. Doklady se k nim díky dennímu exportu dostávají hladce a postupně, takže nedochází k nárazovému přetěžování. Platby přijatých faktur k zaplacení připravují účetní jednou týdně na základě exportů z Expenses. Jak vědí, které doklady uhradit? Máme jednoduché pravidlo: pokud je u nákladu druh platby “Převodem”, účetní vědí, že mají v bance připravit příkaz k úhradě. Pokud se stane chyba a je potřeba zapátrat v účtenkách, potěší vás, že v Expenses jsou všechny doklady snadno vyhledatelné a díky unikátnímu URL odkazu je jednoduché je sdílet s týmem nebo účetními.

Štítky = základ úspěchu

Kluci z vedení chtějí mít přesná a přehledná data o tom, kolik a za co v Ackee utrácíme. Museli jsme si tedy na začátku pořádně promyslet a nastavit systém štítkování. Expenses totiž záměrně nemá žádnou šablonu, která by firmám nařizovala, jak mají své náklady třídit. Nabízí naopak možnost systém přizpůsobit svým potřebám, označit doklad štítky a kategorie si zvolit sám.

Nás v Ackee zajímá několik základních skupin nákladů. Štítkujeme podle priorit do několika velkých kategorií a podkategorií. Víme, kolik utrácíme za naše miláčky (mzdy, benefity, svačinky, akce atd.), provoz, IT služby, projekty, marketing.  Pro používání štítků máme jasně stanovená pravidla a díky tomu i kvalitní a podrobné statistiky. V Expenses odbavujeme kompletně i mzdové náklady. Můžeme také rozlišovat podle toho, zda se jedná o externího spolupracovníka nebo zaměstnance s pracovní smlouvou.

Autorizace a oprávnění

Informace o výdajích firmy jsou citlivá data. V Expenses spravujeme veškeré nákupy i mzdy, je tedy potřeba mít správně nastavená oprávnění k zobrazení a úpravě dat. Každý uživatel Expenses má přiřazen status, který rozhoduje o tom, co všechno může v Expenses vidět a dělat. Jako “contributor” můžu například nahrávat a štítkovat doklady, nezobrazím si ale kompletní data a statistiky. Nemám přístup ani k dokladům, které zadal někdo s vyšším oprávněním a/nebo jsou označené mně nepřístupnými štítky. Naše HR Kačí je také “contributor” – zadává doklady se štítkem “mzdy”, ale zároveň nemá přístup k žádným dalším dokladům (štítkům). Tohle řešení nám umožňuje neomezeně používat všechny naše štítky, aniž by se citlivá čísla dostala, kam nemají.

Business intelligence

U existujících služeb pro management firemních výdajů nám kromě omezení práv chyběly i sofistikovanější statistiky. Propojení správy dokladů, podkladů pro účetnictví a BI na jednom místě je největší přidanou hodnotou Expenses. Aktuální čísla, statistiky i archiv dokladů vidí vedení na jednom místě. Data je možné si zobrazit podle různých filtrů v přehledných grafech. To nám všem šetří spoustu času, který bychom jinak marnili složitým exportem účetních záznamů do tabulek a jiných BI nástrojů. Doklady jsou neustále online dostupné a zároveň maximálně chráněné.

Expenses jsou (mimo jiné) skvělým příkladem produktu, na jehož vývoji se v Ackee kromě programátorů podílejí i "netechničtí" lidé. Dejte nám vědět, pokud vás nástroj zaujal a rádi byste otestovali demo. Vážným zájemcům Expenses nasadíme na měsíc zdarma. Těšíme se na zpětnou vazbu!