Marek Přibáň: Řízení projektů není žádná sranda, ale i tak se dost bavíme

Rozhovor nejen o projektech

Marek Přibáň je team leader projekťáků. Kromě svých lidí se stará o to, aby všechny projekty odešly včas, za rozumné prostředky a především v Ackee kvalitě. V rozhovoru nás nechal nakouknout do zákulisí našich největších projektů a přiblížil, jak probíhá agilní vývoj i z pohledu klienta.

V Ackee už jsi víc než sedm let, jak se za tu dobu proměnila práce projektového manažera?

Když jsem začínal, tak většina projektů byla formou smlouvy o dílo a dodání produktu za fixní částku, řešily se change requesty a jelo se to víc vodopádovým stylem, kde na sebe jednotlivé části navazovaly a ty předchozí části musely být vždy schválené. Teď se to víc přesouvá k tomu, že vývoj funguje na úrovni rámcové smlouvy o poskytováním služeb a na iterativním vývoji.

Takže je to primárně o agilním přístupu k vývoji aplikací?

Agilní vývoj a všechno kolem toho je tu už hrozně dlouho. Ale ten posun je spíš v tom, že už to vnímají i klienti. Už to není tak, že jenom my si řekneme, že bychom produkt chtěli vyvíjet agilně, protože požadavky se pravděpodobně budou hodně měnit, a že produkt chceme dodávat postupně a zlepšovat ho na základě uživatelského feedbacku – podobný přístup už vnímáme i na straně klientů. Jsou ochotni přistoupit na agilní styl práce, i když to často nefunguje tak, že by se doopravdy spustil MVP. Požadavky klienta na minimální produkt, který by pro něj měl hodnotu, jsou příliš velké. Neznamená to, že bychom od rané fáze každých 14 dní releasovali nové verze a postupně je testovali na uživatelích. Na začátku uděláme produkt, který má funkcí opravdu hodně, ten pustíme mezi lidi a v pravidelných intervalech ho začneme upravovat. 

Kolik projektů máš za sebou?

Budou to určitě nižší desítky. Když budu počítat i ty menší věci, tak je to 33.

Je mezi nimi nějaký, co byl vyloženě výzva?

Rozhodně Tapito, protože to byl jeden z těch prvních velkých projektů, které jsme v Ackee začali dělat. Za šest měsíců jsme udělali MVP s Android aplikací, bylo tam minimálně šest backendových microservices, administrace pro klienta… A byl to i první projekt, kde se řešil machine learning. Vytvořili jsme doporučování článků uživatelům na základě toho, co čtou. Ale přidávali jsme i věci mimo jeho vlastní bublinu, aby člověk neuvázl v tom, že bude číst jen to samé. Už v úvodní části ten projekt zabral tisíce hodin, postupem času se z toho staly desítky tisíc. Pak to přešlo do kontinuálního vývoje a supportu, šlo tedy o projekt, který mě dlouho vytěžoval. A tím, že přicházely tyhle větší věci, které zaberou dost času, se jejich celkový počet začal snižovat.

Kolik projektů jsi řídil najednou?

Asi devět. Nešlo o devět hodně aktivních projektů, byly mezi nimi samozřejmě i takové, které vyžadují právě ten support a tak 2–3x za měsíc na nich něco uděláme. Ale i to bere fokus a tříští práci, takže to bylo poměrně náročné. Teď to číslo klesá a jsem zase na rozumných počtech. 

Jsi jako team leader v Ackee odpovědný za veškeré projekty?

Nemám odpovědnost úplně za všechny, spíš je to tak, že se týmu snažím vytvářet podmínky, aby všichni měli možnost dobře fungovat na svých projektech. To znamená, že s nimi řeším, jakým způsobem můžeme ovlivnit to, když se někdo cítí přetíženě – zda přesunout projekty na jiné lidi, dočasně jim s nějakým projektem pomoct nebo nabrat do týmu někoho nového. Starám se o to, abychom všechny projekty zvládali a aby mohly odejít včas. Vnímám spíš odpovědnost nad tím týmem. 

Kromě toho vytvářím takovou atmosféru, aby lidi věděli, že se na mě při problému mohou obrátit. Ale na druhou stranu do těch projektů aktivně nevstupuju, pokud si o to někdo neřekne. Jde o to, abych se včas o případném problému dozvěděl a abychom ho mohli společně vyřešit.

Kdo určuje, jakým způsobem se bude projekt řídit?

Snažím se, aby lidi měli volnost v tom, jakým způsobem ten projekt řídí. Máme několik různých modelů, se kterými můžeme v rámci vývoje pracovat, a každému tomu projektu vyhovuje něco trochu jiného. Není to dané striktně, že všechno řídíme úplně stejně – to nedává smysl. Znamenalo by to, že ty projekty budou trpět. Proto to upravujeme na míru klientovi a projektu, abychom věděli, že to funguje nejlépe, jak může.

Jak probíhá přiřazování lidí na projekt?

Na začátku ta volba vychází z kapacity toho člověka. Potom beru v potaz zkušenosti s podobnými projekty a technologickou náročnost. A samozřejmě se snažím zohlednit i přání lidí a vyjít jim vstříc. Zároveň se snažím, aby neměl projekty z jedné oblasti. Je fajn, když na základě toho může dát rady dalšímu projekťákovi, ale nechceme, aby jeden člověk, co je expert na fintech, měl automaticky všechny fintech projekty – to ho pak může přestat bavit. Já jsem byl takhle pasovaný na odborníka přes logistiku, protože jsem dělal HOPI, ale přitom je to můj jediný logistický projekt. :D

Práce projekťáka s sebou nese dost odpovědnosti. Máš nějaké tipy, jak předcházet případným problémům?

Nezanedbávat komunikaci. Jak v týmu, tak i s klientem. Proto je třeba dávat mu co nejreálnější obraz toho, v jakém stavu se projekt nachází. A v případě, že se objeví nějaký zádrhel, tak vysvětlit, proč k tomu došlo a jakým způsobem tomu předejít do budoucna.

Co se týče té odpovědnosti, projekty u nás sice primárně řídí projekťák, ale vždycky s klientem udržujeme nějaký vztah i na úrovni vedení – tzn. Martin, Dominik, Pepa. Jeden z nich je v podstatě garantem toho projektu a my jako projekťáci jim na pravidelné bázi reportujeme aktuální stav. Stejně tak má klient možnost jim přímo zavolat. Pokaždé probíhá nějaká forma komunikace, abychom všichni věděli, že je všechno v pořádku.

Takže komunikujete rovnou na třech úrovních?

Přesně tak. U těch větších projektů jako FlashSport a FlashNews typicky komunikujeme i s project managerem na druhé straně nebo i na úrovni vedení či vyššího managementu té společnosti. Takhle nastavené to teď máme například s Livesportem, kdy projekťáci komunikují s jejich product ownery a já mám zároveň zhruba jednou měsíčně feedback call s head of product a dalšími klienty ohledně fungování vývoje, dlouhodobých cílů, vztahů a podobných věcí, které ty produkty mají naplňovat, protože ten vývoj trvá už několik let. Stejně tak se ale baví i naše vedení s vedením Livesportu. 

Jak moc se zapojuješ do procesu vývoje aplikace z hlediska její funkčnosti?

Jedna z prvních rolí, které projekťák zastává, je product owner proxy neboli interní product owner toho týmu. To znamená, že se společně s klientem snažíme definovat, jakým způsobem by se produkt měl chovat a proč by neměl mít to, co si přeje klient. Snažíme se mu vysvětlit, že je potřeba produkt posuzovat na základě cílové skupiny uživatelů té appky, ne vlastních pocitů klienta. Protože většina z nich netvoří aplikaci sobě na míru. 

A co ty další role?

Druhá role projekťáka je samozřejmě zajišťování vývoje a hlídání termínů. A pak je tu ještě jedna věc. Vzhledem k tomu, že tyhle velké a dlouhodobé projekty vyvíjíme agilní formou, tak fungujeme i jako scrum masteři. Snažíme se tým pozorovat a upozorňovat na věci, které by mohly fungovat jinak, a zdokonalovat proces vývoje toho produktu. Ať už jde o zásadní věci jako přidání dalšího kroku do iterace nebo o menší věci – třeba zpříjemňovat jednotlivé části těch iterací, jako je retrospektiva v rámci sprintu. Neřešíme jen to, co (ne)fungovalo dobře, ale i tu formu, jakou to řešíme. K tomu jsme teď začali používat mimo jiné i nástroj Parabol. Když vyvíjíš rok a půl jeden produkt, tak se aspoň trochu mění ten proces a každá změna nebo impuls může přinést něco dobrého.

Zmiňoval jsi Scrum i další trendy, na které se pokaždé ptám – jsou teď podle tebe nějaké aktuální v project managementu?

Myslím si, že teď je to spíš o nástrojích pro lepší práci s daty. Typicky máš nástroje, ve kterých spravuješ, jaká práce se má dělat a kolik zabrala času – na to my používáme Redmine. Ale je tu i spousta dalších nástrojů jako Jira, Asana atd. Potom máš někde faktury a peníze, které získáváš za projekty, k tomu můžeš mít i jiné náklady, co jsou potřeba započítat do projektu. Schopnost integrovat tohle všechno do sebe a díky té kombinaci nástrojů dostat odpovědi na finanční otázky – to je téma, které se teď řeší. Business intelligence nad projekty a firmou. Vědět co nejvíc o ukazatelích projektu, který doručíš. Všechno to spolu souvisí a je to něco, co se u nás pořád snažíme posouvat dopředu. 

Jak vnímáš řízení týmu na dálku teď po roce, kdy jsme většinu času strávili na home office?

Vnímám to víceméně stejně. Samozřejmě je škoda, že se nepotkáváme ve větším počtu. Občas se sejdeme v pár lidech po testech, ale je to málo a není to ideální. Přijde mi, že je těžší vytvářet osobnější vztahy s novými lidmi, kteří do Ackee přicházejí. Proto se snažíme navzájem povzbuzovat a využíváme online nástroje na maximum, takže pořádáme online i offline Ackee akcee, jak jen to jde.

Co je podle tebe na práci projekťáka v Ackee super?

Určitě to, že se naučíš spoustu nových věcí. I když by se mohlo zdát, že jsou ty projekty stejné, na druhé straně je pokaždé jiný klient. Průběh projektu je tak pokaždé úplně jiný. Hezky nám funguje práce dvou projekťáků na jednom projektu. Je to něco, co jsme začali dělat s příchodem velkých projektů typu FlashSport a FlashNews. Zkoušíme různé varianty, jakým způsobem spolu mohou fungovat, jak si rozdělí odpovědnosti a typ práce. Takže nováček u nás má možnost se učit právě od těhle lidí, kteří mají za sebou velkou řadu projektů a hodně zkušeností. Ať už jde o hlubokou znalost agilního vývoje, technologických aspektů těch projektů atd. Je tu určitě plno možností a to si myslím, že je hodně zajímavé a lákavé.

Jako projekťák máš denně různé meetingy, statusy a podobně, ale taky volnou ruku v řízení svého času. Máš nějaký vyhrazený čas na nerušenou práci?

Já úplně ne a nevím, jestli je to správně. :D V Ackee jsme zavedli no meeting day ve čtvrtek, ale i tak jsem už dneska pár meetingů měl a ještě mám nějaké před sebou. :D Takže tohle u mě nefunguje, ale snažím se na ten den plánovat tasky, které mi zaberou víc času a vyžadují větší soustředění. Ne vždycky to vyjde, ale snažím se distribuovat schůzky v rámci týdne tak, abych mezi nimi měl volno a mohl se na ně připravit. Na statusu chceš nejnovější informace, takže na ten se nepřipravuješ pár dní dopředu. Ale zároveň je potřeba počítat s tím, že ti někdo může zavolat, protože jsi na projektu jako kontaktní osoba na support a je tam nějaká reakční doba. Do toho chodí maily, které musím sledovat, minimálně kvůli tomu, abych věděl, jestli to (ne)může počkat. Takže si na den neplánuju tolik věcí, abych měl prostor na ty ad hoc, které nepočkají a neovlivním to, v jakém množství se objeví.

A poslední otázka – co děláš, když neřídíš projekty?

Moje odpověď na tohle vždycky byla, že sportuju, ale v poslední době o tom spíš mluvím, než to dělám, takže o tom už ani radši nemluvím. :D Nicméně je to něco, co mě hodně baví. Stejně tak motorky a obecně věci, které extra nepotřebují hlavu. Když je prostor, tak rád naštípu dřevo. :D Rád dělám mimo práci věci, který jsou náročné fyzicky a ne mentálně. A ta motorka je takový střed, záleží podle toho, jak jedeš. :D

Zní to dobře? Přidejte se. Právě nabíráme!