Ovládněte každou svou volnou hodinu aneb Metodika GTD v praxi

Úvod

Investice, ať už z hlediska materialistického či idealistického, tvoří podstatnou a nedílnou součást lidského života. Všichni svým způsobem investujeme za účelem zvýšení produkce našich vlastních statků v budoucích obdobích, přičemž tyto statky mohou reprezentovat naši firmu, projekty, ale také zdraví, rodinu, koníčky.

Na světě existuje celá řada praktik úspěšného time-managementu. Já budu v tomto článku pojednávat o té, kterou jsem sám implementoval v průběhu několika posledních let – GTD.

Teorie

GTD (Getting Things Done) metodiku vyvinul americký kouč David Allen a představil ji ve stejnojmenné knize. Jedná se o sadu postupů a principů, které mají člověku pomoci minimalizovat stres a stát se produktivním v současném dynamickém světě, kdy se musíme vypořádat s obrovským množstvím informací, které se na nás každý den valí, definovat si dlouhodobé horizonty a především optimalizovat využití našeho brain-time pro účely plánování. Budeme-li dodržovat její principy poctivě a zodpovědně, získáme robustní systém pro správu našich cílů a potřeb. Na rozdíl od jiných metodik neřeší GTD řízení týmu ani týmových projektů, v pracovní oblasti se však výborně hodí pro obchodníky a manažery, jejichž náplní je neustálá komunikace s klienty a kontrola provádění delegovaných úkolů. Následující text představí klíčové principy GTD, na které naváže třetí část článku, týkající se zavedení metodiky do praxe.
Řízení procesů dle GTD se skládá z pěti následujících kroků:

1. Sběr dat (Capture)

Lidský mozek je verzatilní nástroj, disponující celou škálou funkcí, nicméně není schopen vykonávat více činností naráz. Tento krok nás nabádá k tomu, abychom mozek nepoužívali jako paměťové médium, ale abychom jej využívali primárně k přemýšlení. Na vše ostatní je tu systém, kterému říkáme inbox či memorizér, přičemž se může jednat jak o obyčejný poznámkový blok, tak klidně i o komplexní software. Důležité však je mít tuto věc neustále s sebou a jakmile narazíme na něco, co je potřeba si zapsat, zapíšeme si to – ihned. Sběr dat je nejdůležitějším krokem, neboť vše, co je evidované, můžeme následně libovolně analyzovat.

2. Zpracování dat (Clarify)

Všechna data, úkoly a to-do listy se zpracovávají v tomto kroku, a to tak, že je rozdělíme na elementární části a těm přiřadíme kontext nebo tag (např. práce, obchod, sport). Jakmile máme přiřazený kontext, můžeme provádět selekce, tzn. vybereme z množiny úkolů ty, které se týkají aktuálního kontextu.

Příklad: pokud si vytváříme nákupní seznam na neurčito (dochází zubní pasta, praskla žárovka), můžeme mu přiřadit kontext #nákup a #město. Jakmile se dostaneme do města, zobrazíme si vše, co má kontext #město. Tam může kromě nákupu spadat také návštěva lékaře aj.

Jakmile provedeme selekci úkolů pro aktuální kontext, rozhodneme, zda je tento úkol realizovatelný v daném okamžiku. GTD doporučuje, aby úkoly proveditelné do 2 minut byly provedeny okamžitě. Další možností je úkol delegovat (žehlení, příprava večeře), což je obecně ta nejlepší věc, kterou můžeme udělat – co je delegovatelné, delegujme. Poté stačí jen v pravidelných intervalech kontrolovat status. Pokud úkol v daném okamžiku realizovatelný není, přesuneme jej do dalšího kroku, kde bude dále zpracován.

3. Organizace (Organize)

Všechny myšlenky, nápady a úkoly je nutné v tomto kroku kategorizovat do několika listů. GTD metodika jich předepisuje celkem 5:

1. Kalendář (Calendar)

   • události, které musí proběhnout v konkrétním termínu (neplést si s deadlinem)

2. Další kroky (Next Actions)

   • do tohoto listu dáváme úkoly, které by měly být vyřešeny co nejdříve. Každý krok musí být jasný a konkrétní (např. přikoupit akcie firmy Southern Company)

3. Projekty (Projects)

   • o projekt je v GTD metodice vše, co se skládá z více než jednoho dílčího kroku. Jsou pravidelně procházeny a přehodnocovány. Ty úkoly, které se rozhodneme v daném období řešit, pak přesuneme do seznamu Další kroky.

4. Čekám na (Waiting For)

   • sem patří úkoly, které jsme delegovali a čekáme na jejich dokončení. Například jsme měli v dalších krocích úkol „Opravit bug v aplikaci XYZ“. Tento úkol jsme delegovali na Láďu, přičemž jsme jej přesunuli do tohoto seznamu a popis úkolu se změnil na „Zeptat se Ládi, zda opravil bug v aplikaci XYZ“.

5. Možná (Maybe)

   • o do tohoto listu píšeme vše, co chceme udělat, až budeme mít více času (např. refaktoring projektu).

Každá položka by měla mít přiřazenu nějakou prioritu, abychom je mohli při provádění podle těchto priorit seřadit. Ušetříme si tak čas zbytečným rozhodováním o tom, co je důležitější, v okamžiku provádění. Je-li to možné, mělo by mít vyšší prioritu to, co nás více posouvá kupředu.

4. Zhodnocení (Reflect)

U každého úkolu je nutné neustále přehodnocovat, zda jej děláme správně a zda jsou výsledky žádoucí. Kritickým faktorem pro úspěch je tzv. weekly review, což je zhodnocení našeho progresu ke konci týdne. V rámci tohoto zhodnocení projdeme celý systém, shrneme si, na čem jsme pracovali v uplynulém týdnu a na čem budeme pracovat v týdnu příštím – čas investovaný do této údržby se nám v budoucnu vrátí v podobě stabilnějšího plánování. Review by mělo trvat nejvýše půl hodiny týdně.

5. Provedení (Engage)

V tomto kroku provádíme jednotlivé úkoly z bodu 3, přičemž jejich (ne)provedení závisí na těchto faktorech, seřazených od nejdůležitějšího:

3. aktuální kontext (#město)
4.  priorita úkolu (vysoká, nízká)
5.  naše chuť úkol provést
6. čas, který na provedení úkolu máme

Poslední důležitá část GTD metodiky se týká stresu. Její princip je jednoduchý: koncepční práce má přednost před nekoncepční a děláme-li koncepční práci, děláme ji bez přerušení. Příkladem koncepční práce budiž programování nové aplikační funkcionality, nekoncepční prací jsou například odpovědi na e-maily a tzv. hašení požárů. Je třeba mít se na pozoru před notifikátory, vyskakovacími e-maily, zprávami na chatu apod. Pokud si přečteme zprávu z e-mailu, bude nám její informace kolovat v hlavě ještě několik minut po přečtení, což může vyústit v krátkodobý pokles produktivity. Je známo, že po ztrátě koncentrace, kterou může způsobit i letmé vytržení z kontextu, potrvá dalších 15 minut, než se hladina koncentrace zvýší na původní úroveň. Pokud na e-maily odpovídáme okamžitě, a ne v pevně stanovených časových intervalech, je to z principu špatně a snižujeme si tím vlastní produktivitu.

Praxe

V době, kdy jsem narazil na metodiku GTD, jsem měl již léty odzkoušený vlastní systém time-managementu. Z GTD metodiky jsem tak přebral jen některé principy, které můj vlastní management upgradovaly na zcela novou úroveň. Z toho zároveň vychází první důležitý poznatek – nikdy neimplementujte žádnou metodiku striktně dle učebnice, ale tak, aby vyhovovala vašim vlastním potřebám. Jinak taky může dojít k tomu, že se stanete obětí systému, který používáte bez vyššího smyslu a naplnění.

Změna je život a aplikace jakékoliv metodiky vyžaduje změnu našich návyků. Zde je nutné podotknout, že jakákoliv změna musí probíhat pomalu a snaha o změnu většího množství návyků najednou je vždy na škodu. Především je nutné jednotlivé principy zapracovávat postupně. Pokud vytvořené seznamy úkolů zahltíme proměnnými prioritami, diagramy a n-árními indikátory, stane se údržba celého systému náročnější než samotné provádění úkolů.

Ze všech pěti kroků řízení procesu je nejdůležitější právě ten první. Inbox není jen to-do list a agregátor nápadů, ale také deskriptor našeho vlastního vesmíru. Jen tím, že si sepíšeme seznam všech věcí, na kterých právě pracujeme, ať už v pracovním nebo soukromém životě, nutíme sami sebe pokládat si otázku, zda to, co děláme, je správné, případně, zda bychom to nemohli dělat lépe. Je velice důležité přebírat všechny věci z inboxu jednu po druhé a ptát se, co pro nás znamenají, měnit jim postupně priority a případně je zahazovat, pokud pro nás ztratily smysl.

Co se týče zpracování dat, přiřazování kontextu se ukázalo jako nesmírně užitečné. Místo kategorizace do pěti seznamů jsem si však vystačil se třemi – to-do list, obsahující seznam úkolů, které je potřeba vyřešit co nejdříve, poté události s konkrétním termínem (kalendář) a projekty.

Na začátku tedy sesbírám data do inboxu a následně jim přiřadím kontext. Jednoduché úkoly, které nezaberou více než pár hodin a měly by být provedeny v horizontu jednoho měsíce, dávám do to-do listu, u kterého na konci týdne pouze upravuji pořadí jednotlivých položek. Na všechny termínované úkoly postačí kalendář, u delegovaných úkolů pak opakovaná notifikace. Projekty mám rozdělené na jednotlivé úkoly, které postupně zpracovávám podle priority.

A nyní přichází ta nejdůležitější část, tvořící poslední střípek mozaiky – samotný čas. Na vše, co má potenciál posunout mě vstříc novým horizontům, si na konci každého týdne alokuji volný čas. Průměrný počet produktivních hodin mimo pracovní dobu je cca 30-40 týdně (což mimochodem činí zhruba 100 tisíc na lidský život, počínaje od doby, kdy člověk začíná vytvářet hodnoty). Tyto hodiny přiřazuji na jednotlivé projekty. Jakmile mám k dispozici volný čas, vyberu si projekt, na kterém hodlám pracovat, ať už se jedná o hru na piano nebo studium nových technologií. Tento princip jsem zavedl již dávno před GTD a společně s ní jsem zde dosáhl neuvěřitelné optimalizace, kdy v jednom týdnu stíhám věci, na které jsem dříve potřeboval celé měsíce. Nutno podotknout, že zaznamenávání strávených hodin nad každým koníčkem či produktivní činností není pro každého a jakmile je člověk jednou zavede, musí tomu přizpůsobit celý svůj životní styl.

Posledním krokem je týdenní review. Mnohdy se jeví jako zbytečný a je potřeba se přemáhat k jeho dodržování, nicméně jen s ním do sebe začne po čase všechno logicky zapadat. Ať už se učíte španělsky, píšete knihu, programujete informační systém nebo se jen snažíte shodit 10 kilogramů, v rámci review si můžete jednoduše zhodnotit dosavadní progres a provést případnou korekturu. Mně se osvědčilo rozdělit tato review podle časového horizontu, kterého se týkala – týdenní, měsíční, kvartální, roční a dokonce i pětileté, které využívám k plánování nejvyšších životních cílů.

A jak je to s aplikacemi? Stále si vystačím s aplikací MS Excel, jednoduchým kalendářem a aplikací pro tvorbu myšlenkových map. Evernote je taktéž dobrá volba, případně Springpad, nicméně každému vyhovuje něco jiného a je jen na něm, jaký systém nakonec zvolí. Vždyť sám autor GTD metodiky, David Allen, používá obyčejný sešit!

Závěr

Spoustě lidí trvá mnoho let, než pochopí smysl své vlastní existence na této planetě, mnozí k tomuto bodu nedospějí nikdy. Opakované přehodnocování cílů spadajících do našeho osobního vesmíru nás nutí nad těmito vyššími smysly uvažovat, aby vše mělo svůj účel a sloužilo naprostému souladu. Lidé se mnohdy drží skořápky vlastních snů a projektů, ačkoliv v jejich spojení už není životní energie. A právě neschopnost opustit formu, za kterou již není žádná esence, je hlavní činitel, který zpomaluje náš růst.

Time-management je věc, kterou je potřeba pečlivě vypilovávat a může trvat i několik let, než ponese první ovoce. Mně osobně nabídla širokou škálu možností, jak využít, rozplánovat a optimalizovat volný čas. Čím více organizovaný bude váš život, tím více dosažitelných cílů si budete moci předurčit. Klíčem k úspěchu je především vytrvalost a víra v sebe. Dosažitelný je každý cíl, nepřestanete-li na něm pracovat.