7 nástrojů, bez kterých se projekťák v agentuře neobejde
Práce projekťáka v digitální agentuře je z hlediska používaných nástrojů vcelku specifická – je totiž nutné se vypořádat s rozdílnými nástroji v rámci nejrůznějších projektů, kde jejich složení často ovlivňuje i klient. V blogu se dotknu primárně těch, které v Ackee používá celý PM tým a objevují se na drtivé většině projektů. Bez čeho se projekťák v Ackee neobejde?
Komunikace
Velkou část pracovního času strávím komunikací, zvlášť teď, když většinu roku trávíme na home office a projekty řídíme na dálku. V Ackee používáme sadu Google Workspace (dříve G Suite) a několik dalších úzce specializovaných nástrojů.
Google Workspace
I když to může vypadat v dnešní době úsměvně, musím začít e-mailem. Ať chceme nebo ne, stále se většina komunikace směrem ven z firmy řeší primárně přes něj. V tomto případě používáme Gmail, který je součástí Google Workspace, v kombinaci s Google Calendar a Google Meet pro videohovory. V případě Meet je vidět v posledním roce daleko větší posun než v předchozích letech, ať už v podobě vylepšeného rozložení kamer, nahrávání, whiteboardu, anket, Q&A a dalších.
Slack
V případě Slacku se naše použití primárně točí okolo komunikace v rámci projektových kanálů. Díky tomu, že téměř polovina našich klientů používá také Slack, a snadné integraci mezi účty máme k dispozici i téměř real-time spojení na zákazníka, které může využít kdokoli z týmu, kdo potřebuje více informací ke svojí práci.
Osobně v případě Slacku hodně používám ještě Workflow Builder, kdy pro jednotlivé projektové kanály nastavuju onboarding boty, které novým členům pošlou základní informace o projektu, případně status boty, které za mě myslí na pravidelnou výměnu informací v rámci týmu na menších projektech.
Abstract
Kromě verzování designu Abstract z pohledu projektového řízení používáme primárně pro spolupráci několika různých skupin uživatelů. Designové návrhy si nejprve interně komunikujeme v rámci týmu a následně například s klienty. Komunikace přímo nad designem s možností označit přesně místo, o kterém mluvíme, a nechat vyjádřit ostatní je daleko efektivnější a lépe pochopitelná, než řešit totéž přes emaily, případně další chatovací nástroje. Zároveň je možné design doplnit o přesnější představu, jak by měla obrazovka fungovat, animovat se atd.
Plánování práce na projektech
Kromě osobního času a úkolů musím jako team leader také plánovat práci ostatních na svých projektech. K tomu mi pomáhají primárně dva následující systémy/aplikace.
Redmine
Redmine je online project management nástroj pro správu projektů, úkolů a vykazování času. Umožňuje také vlastní definici workflow pro jednotlivé typy úkolů, takže se dá poměrně flexibilně uzpůsobit potřebám agentury. Úkoly na projektu je možné filtrovat dle téměř neomezeného množství parametrů a jednotlivé pohledy si následně pro rychlý přístup ukládat.
Todoist
Todoist používám primárně jako osobní to-do list, kam si píšu úkoly v rámci projektů, případně posílám nové ad-hoc úkoly pomocí integrace se Slackem nebo e-mailem. Společně s Google Kalendářem tak dokážu alespoň trochu korigovat vytížení v rámci jednotlivých dnů a nastavovat si reálnější termíny na vlastní výstupy. Oceňuji také jeho motivaci k plnění úkolů pomocí karma bodů/levelů a limitu úkolů za den.
Vyhodnocení projektů
Součástí práce projekťáka je také samozřejmě pravidelné vyhodnocování projektů, a to nejen z finančního pohledu, ale také například z pohledu spokojenosti lidí v týmu s dosaženými výsledky a průběhem práce. Tu nám usnadňují následující nástroje:
Parabol
Parabol slouží jako pomocník při organizaci projektové či agilní retrospektivy, případně i jiného meetingu. Zvlášť pro online formu přináší v jednoduché formě prostředí, kde je možné jednoduše naplánovat celý průběh, pracovat s kartičkami, třídit je do skupin a následně vytvořit zápis z meetingu. Skvělá je také možnost vybrání icebreaker tématu/otázky na začátek, která jednoduchou a zábavnou formou získá pozornost všech členů týmu.
Data Studio
Google Data studio je nástroj pro vizualizaci/interpretaci a filtrování dat. Nabízí velké množství konektorů na různé datové zdroje. Sám ho využívám primárně pro sledování finančních ukazatelů projektu. Přes tento online nástroj tak interpretuji data z několika zdánlivě nesouvisejících zdrojů – Redmine, Fakturoidu a našeho vlastního systému na náklady Expenses. Výsledkem jsou pak informace jako například obrat, náklady, případně počítané hodinové sazby.
Závěr
Jak už jsem zmínil úvodem, na své pozici se setkávám s poměrně velkým množstvím nástrojů – Basecamp, Jira, Redmine, Google Workspace, Trello, Todoist, Slack, MS Teams, GitLab, Bitbucket, Confluence – a to je jen hrstka z nich.
Dnešní nástroje pro řízení projektů jsou sice skvělé, ale vždy se najde něco, co by mohlo fungovat trochu lépe. Každému vyhovuje jiný use case a impuls pro změnu by měl být vcelku veliký a racionální, aby se veškerá snaha vynaložená pro přechod z jednoho nástroje na jiný opravdu vyplatila a nebyla to jen změna pro změnu.
Základem pro úspěšné řízení jakéhokoliv projektu je taková sada nástrojů, která projektovému manažerovi umožní efektivně komunikovat s týmem i klientem, plánovat a přiřazovat úkoly, sledovat průběh práce a vyhodnocovat výsledky po celou dobu vývoje aplikace. O vše ostatní už se postará zkušený vývojový tým.
