Jak udržet motivaci a efektivitu nejen v hybridním týmu

Mysleli jsme si, že týmy povedeme na dálku jen dočasně, ale pandemie odstartovala trend hybridních týmů. Co jsme se díky tomu naučili o jejich fungování? Dobrý projekťák je zároveň i týmovým psychologem, a tak jsem za poslední dobu na projektech vyzkoušel různé formy vedení standupů a sprintových retrospektiv. Kterou variantu jsem pro hybridní tým vyhodnotil jako nejlepší, bych vám v tomto článku rád představil.

Standupy

Začněme se standupy. Pokud je standup správně vedený, zabere přibližně jednu minutu na člověka. Záměrně říkám pokud je správně vedený, protože ne vždy se na standupech řeší věci, které na standup patří. Co tam například nepatří, je řešení témat do hloubky, zvlášť pokud se týkají jen malé části týmu. Taková témata by měla být odsunutá na jeho konec, kdy zbytek týmu můžeme “propustit” a neplýtvat jejich drahocenným časem. Důležité je, aby každý z týmu dostal prostor na svůj výstup. V době, kdy jsme řešili standupy formou “po tématech”, se standupy oproti klasickému kolečku zkrátily téměř na polovinu. Jak je to možné? Znamená to, že v klasickém kolečku řešíme zbytečnosti?

Neznamená. Pokud na standupu řešíme jen témata, tým se postupem času na standup přestane připravovat a když mluvit nemusí, tak v mnoha případech svůj výstup vynechají a řeší to později třeba přes Slack. Čas tedy neušetříte a naopak hrozí, že důležitá informace zazní pozdě nebo vůbec. Druhým důvodem, proč je klasické kolečko důležité, je fakt, že ne všichni členové týmu mají témata k řešení a mohou si začít připadat nedůležití. Ve spojení se sníženým sociálním kontaktem potom zájem o projekt a dění v týmu zákonitě klesá. Preferuju proto standup uskutečnit každý den formou kolečka, časová investice se vám ve výsledku násobně vrátí.

Retrospektiva

Další formou setkávání týmu jsou pravidelné retrospektivy. V Ackee používáme Parabol.co a nemůžeme si ho vynachválit. Proč jsou retrospektivy důležité na všech typech projektů? Pokud se jako tým a firma chcete někam posouvat, je potřeba mluvit o tom, co se nepodařilo a jak to příště udělat líp. A právě k tomu slouží retrospektiva. Jak se říká, co se stane na retrospektivě, na retrospektivě taky zůstane a nikdo si neodnáší pachuť. Děláme to v dobrém úmyslu. Tohle všechno musí být jasně zřetelné už z pozvánky na samotné retro. Projekťák by také měl diskuzi držet v konstruktivní rovině – nejdeme si nic vyčítat, jdeme se posouvat dopředu.

I retrospektiva ale vyžaduje přípravu. Každý z týmu by měl přijít s 3-5 pozitivními, ale i zápornými body k diskuzi. Nepřekvapivě je retrospektiva také oficiálně jediná chvíle, kde si můžete s týmem popovídat o jiných věcech, než o těch pracovních. Rozhodně tedy nevynechávejte icebreaker – Parabol dokonce umí náhodně generovat icebreaking otázku a věřte, že jsme se s týmem nejednou od srdce zasmáli. Můžete tedy svůj tým lépe poznat i z té mimopracovní stránky a to je k nezaplacení. Velmi vřele doporučuji nenechávat roli moderátora striktně na projekťákovi, ale zeptat se do týmu, kdo by rád moderoval, nebo moderátora vylosovat. To se mi velmi osvědčilo, přeci jen projekťák moderuje všechny ostatní meetingy a taková změna prospěje všem, i uvolněnější atmosféře na celé retrospektivě. Věřte, že když vnímáte a pracujete s náladou v týmu, dostaví se obratem i zvýšená produktivita.

One to one

Jak jsem se to všechno dozvěděl? Odpověď zní: 1:1. Na retrospektivě se sice řeší věci víceméně otevřeně a do diskuze můžete přispívat i anonymně, ale vaše sdělení ve finále vidí všichni a to některé odradí. Prostor, kde se lidé nejvíc otevřou, proto nabízí takzvané jedna-jedničky. Doporučuju je zavést zvlášť na dlouhodobých projektech, kde umožňují udržet všechny typy týmů v dobré náladě a včas podchytit případný problém. Sledujte jednotlivé členy týmu průběžně a dělejte si poznámky. Všímejte si interakcí v týmu a ujistěte se, že je všechno v pořádku, pokud si všimnete něčeho neobvyklého. Když váš protějšek uvidí, že vám není lhostejný a na týmu vám opravdu záleží, poznáte ho mnohem lépe. Díky poznámkám pak budete schopni si udržovat přehled a řešit problémy efektivněji. Jak často takový sedánek na dlouhodobých projektech dělat? Já doporučuji jednou za tři týdny. A to nejdůležitější na závěr, naslouchejte a nesnažte se každý feedback hrdě rozporovat, mohl by to jinak být poslední feedback, který dostanete.