5 tipů, jak efektivně řídit projektový tým na dálku

Kvůli celosvětové pandemii koronaviru narazila většina z nás na nutnost omezit osobní setkávání, a tak jsme se i my v polovině března přesunuli z našich karlínských kanceláří do svých domovů. Ačkoli home office patří mezi benefity, které v Ackee běžně využíváme, dlouhodobě může tento styl práce přinášet určité výzvy. Jak zajistit plynulou práci na projektech v týmu, kde jsme běžně zvyklí denně komunikovat a řešit problémy osobně?

1) Dbejte na pravidelné meetingy

Snažte se projekt co nejvíce držet v zaběhnutých kolejích. Rušit meetingy jen proto, že se nemůžete setkat osobně, není dobrý nápad. Být s remote týmem v pravidelném kontaktu je při práci na dálku naopak ještě důležitější. Online meetingy jsou navíc příležitost pro celý tým “vidět se osobně” a práci z domova si zpestřit. Skrze Slack, Hangouts a další nástroje umožňující videokonference lze dosáhnout podobného výsledku a zachovat v týmu návyky, ke kterým byste se po návratu do kanceláří možná těžko vraceli.

2) Dejte si záležet na písemné komunikaci

Ať už používáte jakýkoli kanál, buďte obzvlášť pečliví a každou zprávu si raději několikrát přečtěte a před odesláním pořádně zkontrolujte. Ověřte si, že je otázka formulovaná jasně, zadání je jednoznačné a kontext srozumitelný, případně doplňte zprávu vhodným smajlíkem pro dokreslení emoce. Je potřeba počítat s tím, že odpověď nedostanete hned a špatnou formulací uškodíte hlavně sobě, protože bude nutné v komunikaci pokračovat a věci si vyjasnit. Toto samé platí i pro komunikaci v různých ticketovacích systémech, na které pak v diskusi můžete odkazovat.

3) Využívejte chatovací nástroje na maximum

V případě práce na dálku je velmi vhodné používat jindy možná trochu opomíjené funkce chatovacích nástrojů, jako je například status uživatele. Informace o tom, že zrovna obědváte, dali jste si krátkou pauzu, nebo venčíte psa podáváte ostatním také cennou informaci o tom, kdy mohou očekávat vaši reakci. Praktická je také integrace s vaším pracovním kalendářem a podobně. Zavedením statusů omezíte vyrušování na nezbytné minimum a získáte zpět prostor na nerušenou práci.

4) Věnujte více času plánování

V situaci, kdy lidé pracují samostatně, je obzvlášť důležité dbát na pracovní strukturu a denní (nebo týdenní) rozvrh. Můžete si například rozdělit úkoly do dvou skupin: na ty, které mohu vyřešit sám, a ty, pro které potřebuji ostatní. V druhém případě se mi osvědčily krátké one-to-one cally, při kterých si vyjasníme zadání a očekávané výstupy. Jde o efektivní způsob předání informací, kterým lépe předejdete nedorozumění a ušetříte si spoustu další práce. Kromě toho nabízí tento způsob komunikace příležitost prohodit pár slov třeba i o tom, jak kolegové home office zvládají.

5) Nezaměřujte se jen na práci

Zkuste si kromě pracovních záležitostí najít čas také na méně formální setkání. V Ackee nám ani nouzový stav nezabránil zajít na hromadné online pivo, potkat se na pravidelné páteční snídani v Relaxu nebo uspořádat filmový večer. Podobný princip je možné využít i v projektovém týmu. Můžete tak snadno odhalit, pokud vaše lidi něco trápí, ujistit se, že mají vyhovující pracovní podmínky, případně jim s tímto pomoci a práci jim zpříjemnit.

Po více než dvou měsících řízení projektů a týmu na dálku můžu říct, že jsem z fungování celé firmy v tomto režimu nadšený. Od začátku bylo vidět, že si všichni uvědomují, že to není úplně standardní situace, a maximálně se snažili, aby komunikace probíhala hladce. Na druhou stranu nezastírám, že mi prostředí kanceláří a osobní kontakt s ostatními, společné obědy a schůzky s klienty tváří v tvář časem začaly chybět a už se těším, až věci vrátí do normálu i v tomto ohledu. Jak hodnotíte uplynulé týdny po pracovní stránce vy a co se nejvíc osvědčilo vám?

P. S. Na dálku řídíme nejen týmy a projekty, ale i nábor nových miláčků. Sledujte volné pozice!